Préambule
L’Union des Églises Protestantes d’Alsace et de Lorraine (UEPAL) partage avec le Chapitre de Saint-Thomas les mêmes sources et la même histoire.
L’arrivée de la Réforme à Strasbourg, au 16è siècle, a promu une autre manière de croire, de se mettre au service du monde et de vivre l’Église. Voilà pourquoi, jusqu’à ce jour, nous défendons les valeurs de respect du vivant, de solidarité envers les plus précaires et soutenons l’éducation, en particulier le monde étudiant à travers les lieux d’hébergement, les bourses d’étude, la médiathèque et le restaurant universitaire que nous mettons à leur disposition.
Bienvenue dans la grande famille du protestantisme local ! Nous espérons que vous trouverez à vous y épanouir et formulons le vœu que votre travail et vos compétences contribuent modestement au noble projet de servir Dieu et nos contemporains.
Isabelle GERBER
Présidente du Chapitre de Saint-Thomas
Présidente de l’UEPAL
Sommaire
1. Mot du directeur du Chapitre
2. Qui sommes-nous ? Valeurs, état d’esprit, organigramme, effectifs
3. Les grandes étapes de l’intégration du salarié
4. Le quotidien professionnel
5. Ressources Humaines : droits et devoirs
6. Les temps forts RH
7. L’environnement de travail
8. Les avantages
9. La gestion du temps de travail
10. La sécurité
11. L’amélioration continue/ la qualité
12. La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
1. Mot du directeur du Chapitre
Cher(e) collègue, bienvenue au Chapitre de Saint-Thomas !
Notre œuvre millénaire gère 26 fondations qui lui sont rattachées. Les Fondations Saint-Thomas, Saint-Guillaume, Haute-École constituent des fondations historiques :
- Fondation Saint-Thomas qui porte l’histoire du Chapitre depuis ses origines,
- Fondation Saint-Guillaume qui a porté l’activité du Séminaire protestant où étaient formés (à l’origine) les futurs pasteurs protestants, étant devenu un foyer d’hébergement pour étudiants,
- Fondation Haute-École qui a porté l’activité du Gymnase J. Sturm jusqu’en 2006.
Ces 3 fondations emploient des salariés, auquel s’ajoute le foyer J. Sturm, (établissement secondaire de la Fondation Saint-Thomas) qui constitue un 4ème employeur.
Les 23 autres fondations proviennent de testaments, dont les volontés – en l’occurrence l’octroi de bourses d’études – sont toujours respectées. Le plus ancien de ces testaments date de 1336 !
Ce livret d’accueil cherche à répondre aux questions que tout salarié peut être amené à se poser quand il arrive dans un nouvel environnement professionnel.
Nous vous souhaitons une belle découverte de notre œuvre ainsi qu’une intégration réussie.
2. Qui sommes-nous ? Valeurs, état d’esprit, organigramme, effectifs
Le Chapitre de Saint-Thomas est une œuvre âgée d’environ 1 000 ans qui trouve elle-même ses racines dans un monastère fondé sur l’actuelle place Saint-Thomas à la fin des années 600 après J-C.
En 1031, ce monastère devient collégiale dotée d’un Chapitre (du mot latin caput = la tête). À la suite d’un incendie en 1144, l’église Saint-Thomas fut reconstruite à partir de 1196. Les messes y étaient dites par les Chanoines membres du Chapitre.
En 1524, le Chapitre, tout comme la ville de Strasbourg, devient protestant. Il aura d’emblée le souci de l’éducation en créant le Gymnase Jean Sturm et une Haute École qui sera à l’origine de l’Université de Strasbourg. De même, il fonde le séminaire « Stift », lieu de formation des pasteurs de la « nouvelle religion » devenu foyer d’hébergement pour étudiants de tous horizons.
Aujourd’hui, si le Chapitre est adossé à l’UEPAL, il n’a plus de vocation ecclésiale en tant que telle. Il contribue, toutefois toujours, par ses actions, au rayonnement du protestantisme.
3. Les grandes étapes de l’intégration du salarié
La Fondation Saint-Thomas a à cœur d'accueillir ses nouveaux salariés dans de bonnes conditions. Le jour de votre entrée, vous serez reçu par votre responsable qui vous remettra votre contrat de travail, feuille de route (pour les cadres) ainsi qu’une série de documents transmis par courriel. Votre responsable échangera avec vous sur la période d’essai. Un bilan à mi-parcours ainsi qu’en fin de période auront lieu et seront formalisés à l’aide d’un formulaire qui sera signé par les 2 parties. Votre responsable vous fera également visiter les locaux et vous remettra le matériel utile (clés, matériel informatique, équipements de protection individuelle, … le cas échéant).
4. Le quotidien professionnel
4.1 Informatique
Les règles d’utilisation du matériel informatique sont définies dans la charte informatique qui est remise au salarié lors de son embauche. Nous vous encourageons à prendre connaissance de vos droits et devoirs notamment en matière de messagerie électronique, mots de passe et téléchargements.
4.2 Fournitures de bureau
À votre arrivée, vous trouverez le matériel de bureau indispensable pour bien démarrer.
Lorsque vous devrez le compléter ou le renouveler, il faudra vous adresser à l’assistante administrative de l’Accueil.
4.3 Service Courrier
Le service Courrier est centralisé à l’Accueil. Pour un départ le jour même, le courrier devra être déposé avant 15H30 auprès de l’assistante administrative de l’Accueil.
5. Ressources Humaines : droits et devoirs
5.1 Le règlement intérieur
Le règlement intérieur vous sera remis lors de votre embauche. Nous vous demandons de le lire attentivement. Il détaille clairement vos droits mais aussi vos obligations.
5.2 La Convention Collective
La Fondation Saint-Thomas ne relève d’aucune convention collective. C’est par conséquent le Code du Travail qui s’applique aux salariés et à l’employeur.
5.3 La fiche de paye, les notes de frais
La fiche de paye (format dématérialisée) est déversée en fin de mois dans un coffre-fort numérique qui vous est strictement personnel et non accessible à l’Employeur. Les modalités de création et de connexion à ce coffre-fort numérique vous sera communiqué sur votre mail personnel au moment où votre premier bulletin de paie est généré. Le virement est effectué le dernier jour ouvré du mois au plus tard.
Les notes de frais sont à transmettre le cas échéant, au responsable de service via le formulaire ad hoc qu’il vous remettra. Elles sont à transmettre au plus tard le 31 décembre de l’exercice en cours.
5.4 Les interlocuteurs RH ou autres
Pour toute question liée aux ressources humaines, les salariés s’adressent prioritairement à leurs responsables de service et si besoin au directeur.
5.5 Les visites médicales, le médecin du travail
Les visites médicales sont programmées par le responsable juridique selon la fréquence prévue par la législation en vigueur. Vous êtes tenus de vous y soumettre (vous vous reporterez aux articles 13.9 et 13.10 du règlement intérieur sur ce point).
L’ACST (Association de Conseil en Santé au Travail) est située 30 Rue du Faubourg de Saverne à 67000 Strasbourg. Notre médecin du travail est le Dr FRITSCH.
5.6 Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels
L'employeur a l’obligation de consigner dans ce document le résultat de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels peuvent être exposés les salariés.
Ce document est révisé une fois par an. Il peut être consulté par tout salarié auprès du responsable du service juridique. Nous vous encourageons à informer votre responsable des risques non identifiés auxquels vous pourriez être confrontés.
6. Les temps forts RH
6.1 L’entretien de progrès
6.1 L’entretien de progrèsL’entretien de progrès a lieu au maximum tous les 18 mois avec votre Responsable.
L’objectif de cet échange est d’établir un bilan de l’année passée : faits marquants, appréciation de vos compétences, de vos réussites et de vos axes d’amélioration le cas échéant. Vous pourrez aussi faire part des difficultés que vous avez rencontrées durant l’année.
Ce sera également l’occasion de définir les nouveaux objectifs pour l’année à venir et d’établir un plan d’actions.
6.2 L’entretien professionnel
Obligatoire, cet entretien a lieu tous les 2 ans. La fondation a choisi un rythme identique à celui de l’entretien de progrès, qui a lieu au maximum tous les 18 mois.
Il s’agit d’un échange dédié à votre développement professionnel et vos perspectives de carrière. Il recense vos besoins de formations et vos aspirations quant à votre évolution professionnelle. Il permet avant tout de préserver votre employabilité tant au sein du Chapitre que dans d’autres entreprises.
Bien qu’ils se tiennent à la suite l’un de l’autre, l’entretien de progrès et l’entretien professionnel sont dissociés comme l’exige la loi. Un formulaire a été élaboré pour chacun d’entre eux.
Dans un souci d’efficacité, ces deux entretiens sont à préparer en amont par le salarié.
La trame de ces 2 entretiens vous sera remise en temps utile par votre Responsable.
6.3 Le plan de développement des compétences
Des formations, résultant de l’entretien professionnel, sont proposées par votre employeur.
6.4 Le Compte Personnel de Formation (CPF)
Vous souhaitez suivre une formation pour évoluer professionnellement ? Sachez que toute personne dispose dès son entrée sur le marché du travail et jusqu'à son départ à la retraite d'un compte personnel de formation (CPF). Le CPF est utilisable tout au long de votre vie active (y compris en période de chômage) pour suivre une formation qualifiante ou certifiante.
Pour accéder à votre CPF, il vous faudra préalablement créer un compte sur le site du service public à la rubrique “Mon compte formation”. Vous y trouverez toutes les informations concernant votre CPF.
L’alimentation du compte se fait en euros. Si vous êtes à temps plein, ou au moins à mi-temps, l'alimentation de votre compte se fait à hauteur de 500 € par année de travail jusqu'à atteindre 5 000 € maximum.
L'utilisation du CPF relève de votre seule initiative.
6.5 Les moments de convivialité
Plusieurs moments festifs sont organisés durant l’année :
- cérémonie des vœux en début d’année,
- sortie du personnel à la fin du premier semestre,
- fête de fin d‘année en décembre,
- remise des médailles du travail tous les 5 ans en moyenne,
- culte de rentrée organisé par l’Union des Églises Protestantes d’Alsace Lorraine (UEPAL). Il a lieu en septembre, suivi d’un moment convivial.
Chaque salarié.e est par ailleurs libre de participer, sur son temps de travail, au culte organisé par l’UEPAL chaque premier jeudi du mois.
7. L’environnement de travail
7.1 Le restaurant d’entreprise
Tous les collaborateurs peuvent acheter des tickets subventionnés par l’Employeur à hauteur de 50% à l'Accueil général pour déjeuner au restaurant des amis du Stift. Les repas peuvent être tirés du sac et consommés dans les espaces dédiés à cet effet uniquement, sans possibilité de cuisiner.
7.2 Les salles de réunion / réservation
Les salles de réunions sont à réserver auprès de l’assistante administrative de l’Accueil.
7.3 Le parking, local à vélos
Des espaces de stationnement peuvent être attribués aux salariés en fonction des places disponibles. Celles-ci se trouvent au Parc Système 2a rue Salzmann ou 1b quai Saint Thomas au sous-sol pour les voitures. L'attribution des places s'effectue au moment de l'embauche ou ultérieurement. Les souhaits doivent être adressés à votre responsable. Des emplacements pour les vélos se trouvent au 1B Quai Saint-Thomas en sous-sol.
7.4 Les vestiaires, les casiers, les douches
Les agents du service Entretien Sécurité Travaux trouveront dans le local social situé au sous-sol, une kitchenette, une douche ainsi que des casiers individuels.
8. Les avantages
8.1 Les frais de transport
8.1 Les frais de transportSi vous utilisez les transports en commun avec un abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel, celui-ci vous sera remboursé selon les dispositions légales en vigueur. Les justificatifs sont à transmettre à l’Employeur.
Un forfait « mobilité durable » a été mis en place par une décision unilatérale de l’employeur en date du 21 décembre 2023. Elle est remise à tout nouveau salarié à son arrivée.
8.2 Les prévoyances d’entreprise
- Prévoyance incapacité, invalidité, décès, rentes :
Tout le personnel -non cadre et cadre- est affilié à ce jour à AG2R Groupe ARPEGE pour la partie Prévoyance.
Lors de votre arrivée, vous serez obligatoirement affilié.e à cette Prévoyance et un document recensant les garanties vous sera remis. - Prévoyance Santé : un contrat “Groupe” a été souscrit auprès de AG2R Groupe ARPEGE. Vous serez obligatoirement affilié à cette prévoyance Santé sauf si vous justifiez d’une condition d’exonération prévue légalement. Vous pourrez affilier vos ayants droits selon le tarif en vigueur. Les garanties vous seront remises le jour de votre entrée et le dossier d'affiliation, une fois complété par vos soins, sera adressé par l’Employeur à l’assureur.
9. La gestion du temps de travail
9.1 Horaires pratiqués
La durée hebdomadaire de travail est de 35 heures.
Les cadres sont au forfait Jours annuel dont les modalités sont consignées dans leur contrat de travail.
La fondation a aussi donné la possibilité à certains salariés de télétravailler. Une note de service du 14/11/2022 fixe à 2 le nombre maximal de jours télétravaillés par semaine.
La note est consultable auprès du responsable juridique.
9.2 Les congés et le cas échéant les jours de repos
Lorsque vous souhaitez prendre des congés ou des jours de repos (pour les cadres uniquement), il faudra préalablement remplir le formulaire dédié qui sera transmis à votre responsable pour validation.
9.3 Les congés pour événement familiaux
Dans certains cas, énumérés par le code du Travail, vous pourrez bénéficier de congés supplémentaires pour événements familiaux. Par exemple, en cas de mariage ou de conclusion d'un pacte civil de solidarité (PACS), vous bénéficierez de 4 jours ouvrables et pour la naissance d'un enfant de 3 jours ouvrables.
D’autres situations pourront donner lieu à l’attribution de jours supplémentaires.
Vous pourrez vous adresser au responsable juridique pour tout renseignement à ce sujet.
9.4 La procédure à suivre en cas d’absence
En cas d'absence, vous avez l’obligation d’en informer votre employeur par tout moyen sous 24h, et devrez transmettre le justificatif original obligatoirement sous 48h.
Le règlement intérieur (article 8) détaille toutes vos obligations en la matière. Nous vous recommandons de vous y reporter.
10. La sécurité
10.1 Les règles
10.1 Les règlesLa Fondation Saint-Thomas est particulièrement attentive aux règles de sécurité au sein des bâtiments et sur toutes les zones d’intervention à l’extérieur.
Les règles de sécurité et de prévention sont clairement définies dans le règlement intérieur de l’établissement (Article 13) notamment en ce qui concerne le port des équipements de travail et des équipements de protection individuels. Nous vous invitons à en prendre connaissance rapidement.
10.2 La prévention/formation
La fondation organise diverses actions de prévention et de formation en faveur du personnel.
Une formation sur la manipulation des extincteurs est proposée aux salariés volontaires tous les 2 ans.
Une formation Sauveteurs Secouristes du Travail est également proposée (avec un recyclage tous les 2 ans).
Une formation “Habilitation électrique” est organisée pour les salariés concernés (avec un recyclage tous les 3 ans).
10.3 Que faire en cas d’accident du travail ?
Le salarié victime d'un accident du travail en informe l'employeur sans délai. L'employeur lui remet une feuille d'exonération d'avance de soins.
L'employeur doit déclarer l’accident du travail à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie dans un délai obligatoire de 48h maximum.
En cas d’arrêt de travail, l'employeur fournit une attestation de salaire.
Une liste de transporteurs agréés (SMUR, SAMU, taxi conventionné) est affichée et permet le transport du salarié de l'entreprise vers le point médicalisé.
11. L’amélioration Continue/ la Qualité
La Fondation Saint-Thomas s’est inscrite dans une démarche d’amélioration continue depuis plusieurs années. Si un.e salarié.e constate un dysfonctionnement ou souhaite faire une réclamation, l'information est transmise au responsable qui en réfère en “REPIL” (réunion de pilotage équivalent à un comité de direction) ou au directeur.
En ce qui concerne la restauration, une commission “Restauration” a été mise en place, chaque salarié.e pouvant y participer librement sur son temps de travail. Cette commission se réunit en moyenne une fois par trimestre.
Les réunions mensuelles d'équipe permettent également d'évoquer les dysfonctionnements, d’en analyser les causes et de prendre les mesures qui s'imposent.
12. La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
Nous avons à cœur d’adopter des pratiques plus éthiques et plus durables dans notre mode de fonctionnement et pouvoir contribuer à l’amélioration de la société et à la protection de l’environnement.
Un Groupe de REflexion sur la Sobriété Energétique (dénommé GRESE) a été mis en place. Il se réunit à intervalles réguliers en vue de passer en revue toute idée pouvant conduire à la sobriété énergétique et plus généralement contribuer au développement durable. La participation à ce groupe de travail est libre et s'effectue sur le temps de travail.
Pièces communiquées à tout nouveau salarié à son arrivée :
- Contrat de travail
- Fiche de poste
- Décision unilatérale prévoyance santé
- Décision unilatérale prévoyance décès incapacité invalidité, affectation des ayants droits
Par voie dématérialisée :
- Bilan période d’essai
- Bulletin d’affiliation prévoyance santé
- Notice d’information prévoyance santé
- Règlement intérieur
- Charte informatique
- Décision unilatérale forfait mobilité durable
- Modèle remboursements de frais
- Livret d’accueil